KANBAN – eine Begriffserklärung: In der Toolbox der Agilität findet sich das KANBAN Verfahren (japanisch „kan“ = Signal, „ban“ = Karte), welches in Projekten die Prozesse in kleinere  Schritte zerlegt, so dass diese einzeln verbessert und abgearbeitet werden können. Auf dem KANBAN Board, entweder als reales Board in einem Raum aufgehängt oder auf einer Pinwand visualisiert, oder als dritte Variante digital, werden die zu erledigenden Aufgaben und Ideen in einer ersten Spalte mittwels Post-Its gesammelt und visualisiert.

Die Teammitglieder stimmen sich untereinander ab, welche Aufgaben wer abarbeitet, und die Post-Its werden dann je nach Fortschritt in die weiteren Spalten verschoben (beispielsweise „Kontaktaufnahme“ oder „Phase 1“). Die Spaltenbezeichnungen sollten Sie frei wählen, damit sie zu ihrer eigenen Sprache und Vertriebsmethodik passen. Ein hohe Transparenz, wer welche Aufgabe bearbeitet und in welcher Phase sich diese Aufgabe befindet, ist ein wesentlicher Erfolgstreiber. Probleme in den Verkaufsphasen werden schnell sichtbar und Lösungen können und sollen gemeinsam erarbeitet werden. Ein hohe Transparenz, wer welche Aufgabe bearbeitet und in welcher Phase sich diese Aufgabe befindet, ist ein wesentlicher Erfolgstreiber. Probleme in den Verkaufsphasen werden schnell sichtbar und Lösungen können und sollen gemeinsam erarbeitet werden.

Vertriebsmitarbeitende haben manchmal keinen Bock auf Kaltakquise und drauf, „neue Kunden zu gewinnen“. Neue B2B Kunden für das eigene Unternehmen zu gewinnen ist, neben einer zielgruppenorientierten Produktentwicklung, eine der zentralen Aufgaben zur Sicherung der unternehmerischen Zukunft. Zu beobachten ist allerdings, dass gerade die Neukundengewinnung viele Vertriebsmitarbeitende vor große  Herausforderungen stellt, was oft in der mangelnden, strategischen Vorgehensweise oder im Mindset begründet ist. Weitere Gründe sind, dass Vertrieb für viele immer noch eine Einzelkämpferund Einzelkämpferin-Tätigkeit ist: man agiert alleine in der Vorbereitung, beim Telefonieren und in der direkten Akquisition, und hat kaum Möglichkeiten sich über Erfolge und Misserfolge auszutauschen. Darüber hinaus „fordern die Bestandskunden viel Aufmerksamkeit“, so dass nur wenig Zeit für die oft unliebsame Neukundengewinnung bleibt. Reportings über die Zielerfüllung werden in fest definierten Zeitzyklen mit der  Vertriebsführungskraft durchgeführt, oft einer Statusanalyse gleichend, gefolgt von einem „Sie müssen mehr ….“ – so entsteht schnell eine Haltung von „kein Bock auf Neukundengewinnung“.

KANBAN in der Neukundengewinnung zielgerichtet einsetzen

Wie in dem Artikel von Dieter Müller über SCRUM und Opportunity Management beschrieben, ist eine der zentralen Unterschiede im Agile Sales, dass Vertrieb eine Teamaufgabe ist, auch gerade wenn es um  Neukundengewinnung, speziell im B2B, gehen soll. Der von Dieter Müller dargestellte Prozess wird um die Arbeit nach der KANBAN-Methode erweitert und bereichert.

Bock auf Vertrieb – Phase 1

Als Vertriebsleiter und Vertriebsleiterin kommt Ihnen die Aufgabe zu, das nun dargestellte KANBAN Verfahren in Ihrem Vertriebsteam einzuführen, dabei ist in der Agilität das „warum“ eine der zentralen Fragen. Ist
der Sinn erklärt und beschäftigen sich die Menschen im Gehen mit diesem Sinn, haben Sie die Grundlage für eine erfolgreiche Neukundengewinnung gelegt.

Bock auf Vertrieb – Phase 2

Stellen Sie nun mehre Pin-Wände in einem großen Raum ohne Tische so auf, dass diese wie einzelne Phasen des KANBAN Verfahrens nebeneinander stehen. Hierzu eigenen sich die Phasen Ihres Verkaufsprozesses,
jede Phase auf eine extra Wand notiert. Als Beispiel haben wir Ihnen das ifsm Phasenmodell der Neukundengewinnung dargestellt:

Das ifsm Phasenmodell der Neukundengewinnung

Sammeln Sie nun gemeinsam mit Ihrem Vertriebsteam alle zu gewinnenden Zielkunden und tragen Sie die Namen auf Post-Its oder auf Pinkarten und positionieren Sie diese auf der ersten Wand, dem sogenannten Backlog. Dabei haben Sie als vertriebsleitende Person jederzeit das Recht und die Aufgabe, die Targets auszuwählen, bzw. zu ergänzen. Das Vertriebsteam teilt sich in kleine Subteams auf und tauscht sich nun untereinander aus, wer welche Kompetenzen für welche Phasen mitbringt, so dass die Aufgaben nach Fähigkeiten und somit nach dem Lustprinzip vergeben werden. Für viele ist nicht das „Was“ das Problem, sondern das „Wie“, und Menschen, die ihre Kompetenzen zielgerichtet einsetzen können, sind intrinsisch wesentlich motivierter als Menschen, die jede Phase stupide abarbeiten. Das „Kundenteam“ nimmt sich dann einen Zielkunden aus dem Backlog und bringt diesen „selected target“ auf die erste Wand „Prework“ mit den Unterpunkten „Fokuswahl“ und „Planung“. Es geht jetzt darum in dem Kundenteam schnell zu erfassen, was die Kernthemen sind, die den Zielkunden bewegen könnten.

Bock auf Vertrieb – Phase 3

Die Ergebnisse und Stolpersteine werden in wöchentlichen Besprechungen vorgestellt, Probleme analysiert, diskutiert und gemeinsam Lösungen erarbeitet. Dabei gruppiert man sich im Stehen um das Kanban Board  herum. Folgende Fragen stehen jetzt im Mittelpunkt:

  • Was habe ich / haben wir bis jetzt erreicht?
  • Was brauchen wir an Unterstützung?
  • Was nehme wir uns für die nächste Woche vor?

In den einzelnen Phasen werden  auch Mitarbeitende aus anderen Abteilungen dazu geholt, z.B. Marketing, Controlling, Produktentwicklung, um verschiedene Sichtweisen und Meinungen zu hören. Erst diese Vielfalt ermöglicht die Komplexität bei der B2B Neukundengewinnung zu erfassen und unterschiedliche Lösungen zu erarbeiten. Das Arbeiten im Team, eine kompetenzorientierte Vorgehensweise, verbunden mit einem gemeinsamen Ziel, diesen Zielkunden zu gewinnen, sind der Nährboden hin zu einer starken, intrinsischen Motivation und schaffen einen gemeinsamen Spirit, ein „Wir-Gefühl“, was „Bock auf Vertrieb“ auslöst.

Bock auf Vertrieb – Ausblick

Diese Agile Sales Vorgehensweise mit dem KANBAN Verfahren schafft eine neue, motivierende Vertriebskultur in Ihrem Unternehmen, weg von einem oft Kennzahlenorientierten, individualisierten Vertrieb,oft hierarchisch aufgebaut, hin zu einem Miteinander und einem kollektiven „Bock auf Vertrieb im Unternehmen“. Das Machen und schnelles Umsetzen steht im Vordergrund, sowie der darauf folgende direkte Austausch, und das voneinander Lernen. Was für Agile Sales für Ihre Vertriebsführungskräfte bedeutet, was Sie lernen müssen, finden Sie in dem Artikel von Silke Löbner in unserer Agile Sales News beschrieben.

 

Tom Schmidt
ifsm Senior Trainer, Berater und Coach
Schwerpunkte:
B2B nationale &
internationale
Sales Development